Rok 2004

Na podstawie art. 4 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późniejszymi zm.), ustawy z 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późniejszymi zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych oraz rozporządzenia ministra Finansów z 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 153, poz. 1752) w związku z §13 pkt 1 umowy Nr Z/2.08/III/3.5/75/04/U/63/04 o dofinansowanie Projektu zarządzam, co następuje:

§ 1. 1. Służby finansowe prowadzą rachunkowość, odnośnie realizowanego Projektu nr Z/2.08/III/3.5/75/04 „Rozbudowa bloku żywienia gminnych biblioteki gminnych Publicznym Gimnazjum w Radoszynie”, zwanego dalej Projektem, zgodnie z praktyką dobrej rachunkowości (wyodrębnienie księgowe od innych źródeł finansowania), by możliwe było przy każdej kontroli wykazanie pełnej ewidencji odnośnie Projektu dofinansowanego ze środków funduszy unijnych.

2. Służby finansowe obowiązane są stosować określone ustawą zasady rachunkowości dla jasnego, rzetelnego i wiernego wykorzystania i zarządzania funduszami pomocowymi.

§ 2. W celu jednakowego księgowania i grupowania operacji istotnych dla wykorzystania środków zaangażowanych w realizację Projektu, służby finansowe zobowiązane są do stosowania rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych z 20 września 2004 r. (Dz.U. Nr 209, poz. 2132) i Zakładowego Planu Kont wprowadzonego Zarządzeniem Nr 3/2004 Wójta Gminy Skąpe z dnia 8 stycznia 2004r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości dla Urzędu Gminy w Skąpem.

§ 3.1. Rachunkowość wykorzystania funduszy pomocowych dla Projektu prowadzona jest w księgach Urzędu Gminnego przy pomocy systemu komputerowego RADIX.
2. Dostęp do wyżej wymienionego systemu mają osoby na stanowisku księgowego i jest on zabezpieczony hasłem.

3. Do ewidencji wykorzystania funduszy pomocowych stosuje się następujące konta z zakładowego Planu Kont:

• 011 – Środki trwałe
• 013 – Pozostałe środki trwałe
• 080 – Inwestycje (środki trwałe w budowie)
• 137/000 – Rachunki środków funduszy pomocowych (BGK)
• 137/001 – Rachunki środków funduszy pomocowych (środki budżetu)
• 137/002 – Rachunki środków funduszy pomocowych (środki na pokrycie kosztów opłat bankowych)
• 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami
• 227 – Rozliczenie dochodów ze środków funduszy pomocowych
• 228/000 – Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych (BGK)
• 228/001 - Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych (środki budżetu)
• 228/002 - Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych (środki na pokrycie kosztów opłat bankowych)
• 260/003 – Zobowiązania finansowe (prefinansowanie)
• 902 – Wydatki budżetu
• 907 – Dochody z funduszy pomocowych
• 908 – Wydatki z funduszy pomocowych

4. Ujmowanie w księgach rachunkowych jednostki (Urzędu) realizacji Projektu:

1) Faktura VAT za roboty odebrane: Wn 080 – Inwestycje, Ma 201 –Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami,
2) Wpływ transzy pożyczki na rachunek w BGK: Wn 137/000 - Rachunki środków funduszy pomocowych, Ma 260 – Zobowiązania finansowe,
3) Zapłata faktury VAT wykonawcy ze środków na rachunkach Projektu w BGK:
a) z rachunku pożyczki (75% wartości faktury): Wn 228/000 – Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych, Ma 137/000 - Rachunki środków funduszy pomocowych oraz Wn 201 - Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami, Ma 228/000 - Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych,
b) z rachunku środków własnych (25% faktury): Wn 228/001 – Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych, Ma 137/001 - Rachunki środków funduszy pomocowych oraz Wn 201 - Pozostałe rozrachunki Ma 228/001 - Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych,
4) Wniosek o płatność – spłata pożyczki środkami z EFRR z rachunku MF na rachunek w BGK: Wn 260/003 -Zobowiązania finansowe Ma 907 - Dochody z funduszy pomocowych,
5) Rozliczenie pożyczki – zatwierdzone sprawozdania z realizacji Projektu: Wn 908 -Wydatki z funduszy pomocowych.

§ 4.1. Gmina dla zapewnienia płynności finansowania projektu korzysta z prefinansowania. W tym celu otwiera rachunek projektu w Banku Gospodarstwa Krajowego w Warszawie Oddział w Poznaniu, za pośrednictwem, którego będzie dokonywała płatności związanych z realizacja Projektu. Na rachunek ten składa się rachunek środków własnych pożyczkobiorcy oraz rachunek pożyczki.

2. Odsetki od pożyczki zaciągniętej w ramach prefinansowania, jako koszty obsługi długu są planowane i wykonane w wydatkach budżetu na zasadach ogólnych. Odsetki zapłacone w trakcie trwania realizacji Projektu i przed oddaniem inwestycji do użytkowania zwiększają nakłady ujęte na koncie 080 – Inwestycje (środki trwałe w budowie).

§ 5. Procedura dokonywania płatności za roboty odebrane w ramach realizowanego Projektu powinna obejmować następujące etapy:
1) Rejestracja wpływu faktury wraz protokołem odbioru.
2) Kontrola merytoryczna faktury – polega ona na sprawdzeniu, czy zdarzenie gospodarcze przedstawione w dokumencie księgowym jest zgodne z rzeczywistością, zawartymi umowami, procedurami wynikającymi z ustawy o zamówieniach publicznych i innych. Ważne znaczenie merytoryczne mają takie szczegóły kontroli, jak:
- prawidłowe nazewnictwo dokonanych operacji, ich symbolika klasyfikacyjna,
- pomiar ilościowy i wartościowy (w tym ceny, stawki itp.),
- informacje o płatności,
- dane o rachunku bankowym,
- identyfikacja podmiotowa i przedmiotowa,
- informacje dodatkowe (np. środki transportu, opakowania, atesty jakościowe),

3) Kontrola formalna faktury – dokument ten musi spełniać określone wymogi formalne zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2004 r. nr 97 poz. 971).

4) Kontrola rachunkowa faktury – polega na dokładnym sprawdzeniu, czy dane liczbowe na dowodach księgowych są prawidłowo wyliczone rachunkowo, zgodnie z zasadami działań matematycznych i obowiązującymi normami (normy zaokrągleń, obliczeń podatkowych itp.) oraz czy odpowiadają kwotom wynikającym z harmonogramu rzeczowo-finansowego. Osoby dokonujące kontroli rachunkowej powinny przeprowadzić obliczenia od początku w sposób prawidłowy, niezależnie od danych wynikowych na dowodzie księgowym. Kontrolujący nie może z góry akceptować sposobów obliczeń bez względu na to, kto je uprzednio wykonywał. Dowód po kontroli rachunkowej nie może już zawierać żadnych błędów rachunkowych.
Przeprowadzenie powyższych kontroli musi być odpowiednio uwidocznione za pomocą daty i podpisów osób sprawdzających. Dokumenty, które nie zostały poddane kontroli i nie spełniają wymienionych wymogów, nie mogą być ani zadekretowane, ani dopuszczone do ewidencji księgowej. Kontrolę przeprowadza się zgodnie z zasadą dwóch par oczu przez dwie osoby z służb finansowych.
W razie ujawnienia w toku kontroli nieprawidłowości, kontrolujący:
- zwraca bezzwłocznie nieprawidłowe dokumenty wystawcy lub właściwym komórkom z wnioskiem o dokonanie zmian lub uzupełnień,
- odmawia podpisu dokumentów nierzetelnych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami,
- o odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach główny księgowy zawiadamia pisemnie kierownika jednostki. Kierownik jednostki może wstrzymać realizację zakwestionowanej kwoty lub operacji albo może wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji.

5) Służby finansowo - księgowe sporządzają dyspozycje przelewów, w proporcjonalnym udziale środków własnych Pożyczkobiorcy (rachunek środków własnych) i pożyczki (rachunek pożyczki). Na każdej fakturze należy wskazać proporcję (75% - 25%), w jakiej ma zostać zapłacona z poszczególnych rachunków Projektu.

6) Po zakończeniu czynności kontrolnych dowody księgowe (faktura wraz z dyspozycjami przelewów) uznane za prawidłowe są kierowane do fazy dekretacji, a następnie przechodzą do akceptacji. Akceptacji dokonuje Wójt (kierownik jednostki) lub zastępca Wójta oraz Skarbnik Gminy (główny księgowy) lub zastępca głównego księgowego.

7) Przygotowane dokumenty dostarcza się do Banku Gospodarstwa Krajowego Oddział w Poznaniu w celu dokonania płatności wykonawcom, zgodnie z harmonogramem płatności.

8) Po otrzymaniu z BGK Oddział w Poznaniu wyciągu z rachunku bankowego Projektu następuje zgodne z dekretem księgowanie.

§ 6. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane są w siedzibie Urzędu Gminy, w odpowiednio zabezpieczonej szafie, w oddzielnym segregatorze.

§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Wójt
Zbigniew Woch